Jak zorganizovat firemní event pro 300 lidí: checklist

Zorganizovat firemní event pro 300 lidí znamená sladit cíl akce, prostor, techniku, catering, program a logistiku do jednoho harmonogramu, za který odpovídá jeden člověk. Nejdůležitější je začít včas, mít písemný rozpis úkolů s termíny a na místě produkčního, který řeší provoz, zatímco vy se věnujete hostům.

Checklist níže vychází ze zkušeností z firemních eventů pro stovky hostů. Hodí se na vánoční večírky, výroční akce, konference i dny pro zaměstnance a rodiny.

Co si ujasnit jako první?

Než začnete obvolávat prostory, odpovězte si na pět otázek:

1. Proč akci děláte? Poděkování zaměstnancům, setkání s klienty, uvedení produktu, teambuilding? Cíl určuje formát i program.
2. Kdo jsou hosté? Jen zaměstnanci, nebo i partneři a rodiny s dětmi?
3. Kdy a jak dlouho? Odpolední program, večírek do noci, nebo celodenní konference?
4. Jaký je rámec nákladů? Nemusíte znát přesnou částku, ale vědět, co je pro vás priorita.
5. Kdo rozhoduje? Určete jednoho člověka, který schvaluje. Šetří to týdny.

Jaký je časový plán přípravy?

Jak vybrat prostor pro 300 lidí?

Prostor je základ, od kterého se odvíjí všechno ostatní. Při prohlídce si ověřte:

• Kapacitu pro váš formát – jiná je kapacita pro sezení u stolů, jiná pro raut na stojáka a jiná pro divadelní uspořádání.
• Dostupnost – parkování, MHD, možnost svozu autobusem.
• Technické zázemí – příkon elektřiny, zavěšení světel, místo pro pódium a LED obrazovku.
• Zázemí pro catering – kuchyň nebo přípravna, výdejní místa, chlazení.
• Bezbariérovost a šatnu – u 300 hostů je šatna samostatná logistická úloha.
• Omezení – hlukové limity, konec akce, vlastní dodavatelé, které prostor vyžaduje.
• Čas na stavbu a bourání – kdy můžete začít a do kdy musíte odejít.

Jakou techniku budete potřebovat?

U akce této velikosti se bez profesionální techniky neobejdete. Typický seznam:

• ozvučení pro mluvené slovo i hudbu, bezdrátové mikrofony,
• světelný design, který prostor promění a zvýrazní pódium,
• LED obrazovka nebo projekce pro prezentace a video,
• DJ nebo kapela,
• technik po celou dobu akce, ne jen při stavbě.

Technickou zkoušku dělejte vždy v den akce před příchodem hostů, včetně prezentací, videí a mikrofonů řečníků.

Na co nezapomenout u cateringu?

1. Zvolte formu – raut, servírované menu, food stationy nebo kombinace.
2. Zjistěte stravovací omezení hostů už v registraci (vegetariánská, bezlepková strava, alergie).
3. Domluvte s cateringem termín finálního počtu hostů.
4. Počítejte s nápoji po celou dobu akce a dostatkem barů, aby se netvořily fronty.
5. U večerních akcí myslete na pozdní občerstvení.

Jak sestavit program?

Dobrý program má rytmus. Pro večerní firemní event se osvědčuje struktura:

• Příchod a welcome drink – prostor na pozdrav a šatnu.
• Krátký oficiální blok – projev vedení, poděkování, ocenění. Držte ho krátký.
• Večeře nebo raut.
• Zábavní část – vystoupení, soutěž, foto koutek.
• Volná zábava s DJ.

Každý blok zapište do minutového harmonogramu, který dostanou všichni dodavatelé i moderátor.

Jak vyřešit dopravu a ubytování?

U akce pro stovky lidí je doprava často podceňovaná. Zjistěte v registraci, kdo přijede autem, kdo veřejnou dopravou a kdo potřebuje odvoz po skončení akce. Podle toho:

• zajistěte dostatek parkovacích míst nebo jasné instrukce k parkování,
• objednejte svozový autobus, pokud je místo konání mimo centrum,
• domluvte taxi službu nebo kyvadlovou dopravu na konec večera,
• u hostů z jiných měst zarezervujte ubytování s dostatečným předstihem.

Všechny praktické informace pošlete hostům v jednom přehledném e-mailu a zopakujte je v připomínce před akcí.

Na co myslet z hlediska bezpečnosti a povolení?

Bezpečnost u větší akce nelze nechat na náhodě. Ověřte s provozovatelem prostoru požárně bezpečnostní podmínky, maximální kapacitu a únikové cesty. Pokud akce probíhá venku nebo na veřejném prostranství, mohou být potřeba povolení od obce, ohlášení akce nebo zábor. Myslete také na:

• zdravotnický dozor nebo alespoň proškolenou osobu s lékárničkou,
• ostrahu u vstupu a šatny,
• pojištění akce a odpovědnosti dodavatelů,
• pravidla pro podávání alkoholu a pro děti, pokud jsou hosty i rodiny.

Pokud si nejste jistí, co konkrétní akce vyžaduje, poraďte se s provozovatelem prostoru a s produkcí, která podobné akce zajišťuje.

Jak zvládnout pozvánky a registraci?

U 300 hostů už se tabulka v e-mailu nevyplatí. Použijte registrační formulář s potvrzením účasti, volbou jídla a případně dopravy. Pošlete „save the date”, oficiální pozvánku a připomínku několik dní před akcí. Pro pozvánky, jmenovky a označení prostoru připravte jednotnou grafiku. Pokud chcete hostům něco odnést domů, inspiraci najdete v článku Propagační předměty a merch: co lidé opravdu používají.

Kdo má na starosti komunikaci s dodavateli?

U akce se stovkami hostů spolupracujete s řadou dodavatelů: prostor, catering, technika, účinkující, fotograf, doprava, dekorace. Každý z nich potřebuje stejné informace – harmonogram, layout prostoru, kontakty a časy příjezdu. Pokud je dostává od různých lidí z firmy, snadno vznikne zmatek. Proto má smysl mít jednoho koordinátora, který drží jeden aktuální dokument se všemi informacemi a rozesílá jeho změny všem najednou. Při organizaci na klíč tuto roli přebírá produkční z agentury.

Co dělat v den D?

• Produkční je na místě od začátku stavby a má kontakty na všechny dodavatele.
• Kontrolní obchůzka: technika, catering, šatna, toalety, značení, nouzové východy.
• Recepce s jmenným seznamem a jmenovkami.
• Jeden člověk drží harmonogram a dává pokyny moderátorovi a technice.
• Fotograf a kameraman mají seznam záběrů, které firma potřebuje.

Jaké jsou nejčastější chyby?

• Pozdní rezervace prostoru v předvánočním období.
• Příliš dlouhé projevy, které zabijí atmosféru.
• Podceněná šatna a příchod – fronty v první půlhodině kazí dojem z celé akce.
• Chybí technická zkouška, a pak nefunguje prezentace vedení.
• Žádný krizový plán pro počasí, výpadek dodavatele nebo nemoc účinkujícího.
• Bez fotek a videa – akce pak nemá žádný dosah po jejím skončení.

Jak akci vyhodnotit?

Do týdne po akci pošlete hostům poděkování s fotkami a krátkým dotazníkem. Sejděte se s dodavateli a zapište, co fungovalo a co ne. Krátké video z akce je ideální materiál pro interní komunikaci i náborové kanály – viz Co je aftermovie a k čemu je firmě dobré.

Pokud chcete akci připravit na klíč, včetně techniky, cateringu, DJ, LED obrazovek a inventáře, podívejte se na naši službu eventy.